01
従業員台帳と手続き別の期限管理
従業員単位の台帳と、手続き単位のリストを分けて管理し、期限を事前に把握できるようにしました。
- 従業員単位での情報の一元管理
- 手続きごとの期限リストと事前アラート
- 基礎データの変更が影響する届出・申告の把握
HR & Tax
拡大する日本法人の人事と税務を、まるごと引き受ける。拡大する日本法人の人事と税務を、まるごと引き受ける。
中国の新エネルギー機器メーカーの日本子会社。従業員数の増加に合わせ、人事・労務、社会保険、税務、総務業務を単発のご依頼から継続的な受託へ切り替え、社内にバックオフィス部門を置かずに運用できる体制を整えました。
Client
中国系新エネルギー機器メーカーの日本法人
本事例は、お客様のご意向により企業名を伏せて掲載しています。記載の数値・時期は、お客様の許諾を得て公開しているものです。
- 業種
- 家庭用・産業用蓄電システム、パワーコンディショナ、EV充電設備
- 設立
- 2024年9月
- 所在地
- 東京都港区
- 資本関係
- 中国本社の100％出資子会社
- 受託範囲
- 人事・労務業務、税務コンプライアンス、秘書・総務業務
12名
人事・労務業務の対象従業員
3領域
人事・税務・総務の継続受託
6か月
初回の打ち合わせから全面移行まで
人が増えるほど、期限が重なる。
社内にバックオフィスを持たない段階での拡大には、二つの負荷がありました。
各種手続きの集中と連動
入退社・給与・賞与・社会保険・労働保険の手続きは互いに連動し、ひとつの基礎データの変更が複数の届出や申告に同時に影響します。従業員が増えるほど、複数の期限が重なるようになりました。
三者にまたがる確認
日本法人・中国本社・日本側の専門家に情報が分かれており、必要資料が揃うか、届出や申告が期限に間に合うか、三者の認識にずれがないかが課題になっていました。
台帳と、決まった順序。
属人的な連絡ではなく、記録と手順で回る形に置き換えました。
02
関係者をまたぐ確認に、順序を決める
「お客様の確認 → 整理 → 専門家の判断 → 実行 → 結果の共有」という順序を固定し、どの段階で誰が止まっているかが分かる状態にしました。
- 入退社・給与改定・賞与・扶養変更の発生時は翌営業日に情報収集
- 資料確認を経て、法定期限前に内部で再点検
- 届出・申告後は、受付結果や受信通知まで含めて記録
- 税務当局からの通知や金額の異常は、その場で責任者へ共有
単発のご依頼から、継続的な受託へ。
税務のご相談から始まり、人事、そして総務事務へと範囲を広げました。
2025年2月
税務に関する初回相談
財務ご担当者と要件・手続きを確認し、財務・税務支援の枠組みを整備。
2025年6月
人事サービスの契約
入退社や給与改定などの人事異動、従業員に関する各種届出、情報管理を継続的に受託。
2025年8月
税務サービスの契約
税務上の各種変更手続きと、財務・税務業務の継続受託を開始。
2025年8月
全面移行の完了
従業員12名分の人事・労務業務の運用を開始し、人事・税務・総務の3領域が定常運用へ移行。
社内に持たずに、回る。
標準化された運用体制
人事・税務に関する変更手続きや届出を、担当者の記憶に頼らず、台帳と手順に沿って運用できる形にしました。
拡大に合わせた人事管理
複数回にわたる従業員の追加・情報更新に対応し、2025年8月時点で12名を対象とした人事・労務業務を継続して運用しています。
総務事務の受け皿
官公庁からの通知や郵便物の受領・整理と、お客様へのご連絡を引き受け、書類の見落としや情報の遅れを防ぐ体制を整えました。
拡大の速度に、体制を合わせる。
- 01
人事・税務の負荷は人数に比例して増えるだけでなく、手続き同士の連動によっても増加します。台帳を従業員単位と手続き単位に分けることが、期限管理の前提になります。
- 02
本社・現地法人・専門家をまたぐ案件では、判断の順序を先に決めておくことが、確認の往復を減らす一番の近道でした。
- 03
設立直後からバックオフィスを社内に持つ必要はありません。外部に置いたまま標準化しておけば、人員が増えても運用は破綻しません。